-> YouScan

I. Vue d'ensemble

A. Qu'est-ce que YouScan ?

YouScan est une solution pour le transport et la traçabilité colis

Elle comporte

  • Une application Web hébergée utilisant une interface utilisateur moderne et ergonomique
    • Aucun serveur physique à configurer et à maintenir
    • Aucun déploiement logiciel nécessaire

     

  • Une application mobile Android
    • Utilisable sur des terminaux dédiés au transport avec lecteur de barcode intégré
    • Utilisable sur des terminaux standards (smartphones) sans lecteur de barcode intégré (utilisation de l'appareil photo)

     

La traçabilité des colis est assurée par le scan des barcodes depuis la prise en charge de vos colis jusqu'à leur acheminement à destination.

Chaque opération (enlèvement, départ tournée, incident, livraison...) est enregistrée avec date, heure, opérateur, géolocalisation, et le cas échéant signature et photo.

YouScan est destiné à la gestion d'activités telles que la messagerie, la course, la tournée, la gestion d'enlèvements/livraisons réguliers et bien plus encore. 


B. Polyvalence

Depuis 1995, YouScan permet aux entreprises de livrer des milliers de colis chaque jour. Solution complète, YouScan a déjà fait ses preuves dans des domaines aussi variés que la banque, la ramassage SAV, la photographie, les tournées de distribution, la course, la messagerie, la sous-traitance des intégrateurs, la réexpédition DOM-TOM, le transport radioactif médical.

C. Productivité

Les fonctionnalités de YouScan couvrent tout le spectre de l'activité, permettant des gains de temps importants

  • Pour les chauffeurs
    • Application mobile ergonomique permettant une prise en main immédiate
    • Contrôles en temps réel
    • Géolocalisation
    • ...
  • Pour l'exploitant
    • Tableau d'exploitation synthétique
    • Alerte en temps réel sur les anomalies
    • Gestion des problèmes et retard de livraison
    • ...
  • Pour le client final
    •  Consultation de la traçabilité en ligne en temps réel
    •  EDI
    • ...
  • Pour la facturation
    • Une gestion des tarifs d'achat et de vente multicritères intelligente
    • Gestion de la sous-traitance
    • Facturation sur mesure en fonction du client
    • ...
  • Pour chaque utilisateur
    • Une interface utilisateur utilisant les dernières technologies
    • Une ergonomie exceptionnelle
    • Une présentation claire et simple des données
    • ...

D. Maîtrise des coûts

  • Aucun déploiement, aucune infrastructure

Solution hébergée, YouScan vous libère des contraintes logicielles et matérielles. L'application Web est disponible de partout, depuis n'importe quel poste avec un simple navigateur Web. L'application mobile écrite pour Android tourne sur des terminaux dédiés, mais aussi sur n'importe quel smartphone équipé d'Android.

  • Facturation à l'usage, une tarification simple et claire qui s'adapte en temps réel à votre activité

Avec la facturation à l'usage, vous ne payez que pour les ressources que vous utilisez. Vous maîtrisez ainsi parfaitement vos coûts, au colis et au centime près.

  • Aucun coût caché

Pas de frais de mise en service, pas de frais de gestion, pas de frais de maintenance, pas de frais de résiliation.

  •  Aucun engagement

Vous restez libre parce que c'est à nous de nous engager auprès de nos clients.

Avec YouScan, vous prenez un avantage décisif sur vos concurrents en réduisant vos coûts d'exploitation.

E. Evolutivité et pérennité

En tant qu'éditeur et intégrateur de YouScan, nous sommes en mesure de l'adapter à vos besoins spécifiques et à ceux de vos clients.

F. Schéma général

Le flux colis entrant :

  • Demandes par téléphone : Entrées dans le système par vos opérateurs
  • Demandes par EDI : Echange informatique avec vos clients via les WebServices YouScan
  • Demandes par Web : Vos clients saisissent leurs demandes depuis leur compte YouScan
  • Colis réguliers : YouScan génère quotidiennement les demandes régulières (navettes entre des sites clients, ramassages, etc.)

 

A l'entrée d'un colis dans le système, les règles que vous avez définies selon de multiples critères sont exécutées afin d'enrichir l'information colis et de définir les acteurs et les contraintes

 

Les colis sont scannés à chaque opération :

  • Pilote
  • Date
  • Heure
  • Opération
  • Géolocalisation
  • Signature
  • Photo

 

Les terminaux remontent les informations précises :

 


 

Les règles tarifaires que vous avez définies selon de multiples critères sont exécutées pour les calculs de facturation :

 

 

Résumé :

 

 

II. Application Web

A. Définitions et terminologie

Terminal : Appareil mobile permettant de scanner les barcodes

 

Pilote : Utilisateur identifié sur un terminal

 

Hub : Agence principale pour une zone géographique donnée - Il doit exister au moins un Hub - Un colis est toujours rattaché à un Hub

 

Agence : Agences secondaires - Il doit exister au moins une Agence (au moins l'agence Hub)- Un colis est toujours rattaché à une agence

 

Tournée : Liste des Points dans lesquels un Pilote doit passer pour enlever et/ou livrer des colis - Une tournée est toujours rattachée à une agence

 

Point : Lieu identifié par un barcode - Il existe 4 types de Points

Point client : Adresse d'enlèvement et/ou de livraison

Point Hub : Le Hub

Point Agence : Une agence

Point Tournée : Identifie le Hub, l'Agence et la Tournée

 

Point « P0 » : Lieu sans barcode - Dans ce cas le point utilisé est un point générique de code « P0 » et seules les coordonnées GPS permettent de déterminer le lieu de l’opération - Le Point « P0 » est considéré comme un point client

 

Colis : Tout objet transporté d’un Point à un autre et muni d’un barcode

 

Colis réguliers : Les colis entrent dans les système par EDI, par saisie manuelle ou par saisie par le client final - Les Colis réguliers permettent au système de créer lui-même des colis selon différents critères et avec des informations prédéfinies   

 

Opération : Événement survenant à un colis - Chaque opération est identifiée par un code

  • A : Arrivée en agence - Un pilote amène un colis en agence
  • D : Départ hors tournée - Un pilote emmène un colis depuis une agence hors tournée
  • E : Enlèvement - Un pilote enlève un colis à un Point Client
  • FE : Entrée dans un colis père - Plusieurs colis Fils sont regroupés physiquement au sein d'un même colis Père - Opération affectée au colis Fils entrant
  • FS : Sortie depuis un colis père - Un colis Fils est retiré d'un colis Père - Opération affectée au colis Fils sortant
  • FX : Perte depuis un colis Père - Un colis Fils est manquant suite à un contrôle multi-colis - Opération affectée au colis Fils perdu
  • H : Prise en charge - Arrivée/Création du colis dans le système
  • L : Livraison client - Un Pilote livre un colis à un Point Client
  • P : Photo - Trace particulière à laquelle est attachée une photo
  • PC : Contrôle des colis Fils - Trace affectée à un colis Père lors d'un contrôle des colis Fils
  • PE : Entrée d'un colis fils - Plusieurs colis Fils sont regroupés physiquement au sein d'un même colis Père - Opération affectée au colis Père
  • PS : Sortie d'un colis fils - Un colis Fils est retiré d'un colis Père - Opération affectée au colis Père
  • PX : Perte d'un colis Fils - Un ou plusieurs colis Fils sont manquants suite à un contrôle multi-colis - Opération affectée au colis Père
  • S : Signature - Trace particulière à laquelle est attachée une signature (image)
  • T : Départ tournée - - Un pilote emmène un colis depuis une agence dans le cadre d'une tournée
  • X : Exception - Problème lors de la livraison ou de l'enlèvement d'un colis

 

Prise en charge : La prise en charge correspond à l'arrivée du colis dans le système - La date et l'heure de la prise en charge sont enregistrées dans le colis - A la création d'un colis dans le système, il est dans l'état H = Prise en charge

 

Fin de prise en charge : La fin de prise en charge correspond à la dernière opération sur le colis, généralement sa livraison (L) - La date et l'heure de la fin prise en charge sont en enregistrées dans le colis - Après la fin de prise en charge, plus aucune opération ne peut intervenir sur le colis

 

Activité : Circuit, Tournée,  Course... - L'activité détermine la façon dont sont interprétées les opérations sur les colis

  • Circuit :
    • Enlèvement à un Point client
    • Transit éventuel par Hub ou par Agence
    • Départ depuis Hub ou Agence si transit
    • Livraison à un Point Client

     

  • Tournée :
    • Départ depuis Hub ou Agence
    • Transit éventuel par Hub ou par Agence si problème à la livraison
    • Départ depuis Hub ou Agence si transit
    • Livraison à un Point Client

     

  • Course :
    • Enlèvement à un Point Client
    • Transit éventuel par Hub ou par Agence si problème à la livraison
    • Départ depuis Hub ou Agence si transit
    • Livraison à un Point Client
  • ...

 

 

Exception : Lorsqu’un problème survient sur un colis, le Pilote peut créer une exception - C’est une opération codifiée « X » associée à une justification.

 

Justification : C’est un Code/Libellé qui explique une exception - Exemples : Adresse incorrecte, Fermé, …

 

Trace : Enregistrement créé à chaque fois qu’un colis est scanné et comportant les informations suivantes :

  • Barcode du colis
  • Date
  • Heure
  • Pilote
  • Identifiant du Terminal
  • Opération
  • Justification (si opération X - exception)
  • Point
  • Latitude et longitude (si disponibles)
  • Signature le cas échéant (signature sur écran tactile du Terminal)
  • Photo prise avec le Terminal le cas échéant (pour preuve de livraison, justificatif problème de livraison...)

Fournisseur : Sous-traitants auxquels vous confiez des colis

 

Règles : Une règle permet d'attribuer automatiquement à un colis qui entre dans le système les informations suivantes lorsqu'elles sont manquantes :

  • Hub
  • Agence
  • Tournée
  • Fournisseur
  • Délai maximum entre le moment de la prise en charge et l'enlèvement (Exemple : J+1)
  • Délai maximum entre le moment de la prise en charge et la livraison (Exemple : J+3)
  • Horaire pour l'enlèvement (Ex : Entre 08h00 et 9h30)
  • Horaire pour la livraison (Ex : Entre 16H00 et 17H00)

 

Familles  - produits, clients, fournisseurs : Permet de regrouper des produits - clients - fournisseurs ayant des caractéristiques communes - Les Familles peuvent être utilisées pour déterminer les tarifs et les règles colis.

 

Critères 1 et Critères 2 : Outre la famille, les produits peuvent se voir affecter des critères supplémentaires à votre convenance. Les Critères 1 et 2 peuvent être utilisés pour déterminer les tarifs et les règles colis.

 

Zones : Zone géographique permettant de regrouper différents codes postaux - Vous pouvez utiliser les zone pour découper les territoires en régions, en départements ou tout autre découpage à votre convenance - Les Zones peuvent être utilisées pour déterminer les tarifs et les règles colis.

 

Classe tiers - Classe produit : A chaque client et fournisseur on attribue une Classe tiers - A chaque produit on attribue une Classe produit - Lors de la facturation Achat ou Vente, la combinaison Classe tiers/Classe produit détermine les taxes à appliquer (TVA ou autre taxes)

 

 

B. Guide de mise en route

1. Prise en main de l'interface