Fluidification et consolidation de l’information avec un logiciel de gestion de transport
Un logiciel de gestion de transport est un outil informatique de pointe qui facilite le recueil, la centralisation et le partage d’informations au sein de l’entreprise de transport. Grâce à lui, le quotidien des exploitants comme des chauffeurs est simplifié. L’entreprise gagne en efficacité et parvient à mieux satisfaire ses clients. C’est l’outil indispensable pour toute PME spécialisée qui souhaite améliorer les performances et la rentabilité de son activité de livraison.
Quels sont les problèmes de transmission de l’information dans une PME de transport ?
Une information peu structurée qui crée la confusion
Lorsqu’une PME n’est pas équipée d’un logiciel de gestion des transports, la plupart des informations sont transmises par téléphone, par SMS ou grâce à des documents papier.
Dans ce type de configuration, les échanges et l’archivage des informations ne sont pas très structurés. La plupart du temps, une ou deux personnes centralisent toutes les demandes et les remontées d’information. Résultat : l’ensemble des échanges reposent sur elles seules.
Des consignes qui se perdent
Cette façon de procéder est assez dangereuse, car il est difficile de tracer les échanges et la gestion des exceptions. En cas de problème, il devient souvent impossible de retrouver qui a donné telle ou telle information.
Des consignes particulières peuvent se perdre, aboutissant à des oublis ou des erreurs. L’information est éparpillée. De plus, les personnes qui jouent le rôle de relais centraux sont submergées d’appels, ce qui les empêche de travailler efficacement.
Cette façon de travailler est désormais obsolète. Elle ne répond plus aux besoins actuels des entreprises de transport, qui prennent en charge toujours plus de colis et doivent traiter de très nombreuses informations au quotidien.
Quels sont les risques d’une information mal transmise sur une livraison ?
Sans logiciel de transport routier adapté, la transmission des informations recueillies tout au long de la chaîne logistique peut se révéler inefficace. L’absence de traçabilité génère un certain nombre de problèmes au quotidien.
L’impact sur la livraison
Tout d’abord, une information non transmise peut impacter directement la livraison. Le colis risque d’être déposé à une mauvaise adresse. Des consignes spécifiques non transmises peuvent aussi entraîner une non-conformité de la livraison. C’est le cas, par exemple, si le destinataire a précisé de déposer le colis chez un tiers et que l’information n’a pas été transmise au livreur.
Perte de productivité
Enfin, lorsque l’information circule mal au sein d’une PME spécialiste des transports, c’est toute l’activité qui en pâtit. On remarque une perte d’efficacité, avec des erreurs et des litiges en hausse. Cette situation génère des coûts supplémentaires inutiles, liés aux pénalités appliquées par les clients ou par la nécessité de relivrer des colis oubliés, entre autres.
Une tension au sein de l’entreprise
Une mauvaise communication entraîne aussi des tensions entre les chauffeurs et les exploitants. En effet, si les livreurs n’ont pas toutes les informations nécessaires, ils peuvent rencontrer des difficultés pour livrer.
Ils peuvent aussi se retrouver en porte-à-faux avec les clients, parce qu’ils ne sont pas au courant de certaines modalités particulières convenues pour une livraison.
Enfin, une mauvaise transmission des informations peut aussi créer des tensions avec les clients, ce qui donne une mauvaise image de l’entreprise.
Fluidifier et consolider l’information terrain avec un logiciel de gestion de transport
Un logiciel de gestion de transport facilite la circulation des informations et permet de les tracer efficacement, pour une meilleure communication entre l’exploitant et le terrain. Sa conception repose sur 4 piliers.
Centraliser les règles clients
Tout d’abord, un logiciel de gestion de livraison bien conçu permet de prendre en compte les règles imposées par chaque client. Ainsi, toutes les spécificités de livraison, par exemple, sont portées automatiquement à la connaissance du livreur, sans risque de perte d’information.
Standardiser la construction des tournées
En s’appuyant sur des schémas de tournées standardisés, un TMS permet aussi de construire des tournées optimisées.
Par exemple, le logiciel de tournée de livraison peut donner la priorité à la tranche horaire de livraison associée à chaque colis.
Les itinéraires varient alors chaque jour. Le logiciel peut aussi utiliser une autre logique d’optimisation, qui consiste à répartir des colis dans des tournées établies selon un itinéraire fixe.
Historiser ce qui marche vraiment
Un logiciel de transport aide également à organiser l’activité quotidienne en fonction du retour d’expérience. Alimenté par les remontées terrain, il conserve une trace des difficultés rencontrées et permet d’éviter de reproduire certaines erreurs.
Rendre l’information visible pour toute l’équipe
Enfin, un logiciel TMS transport est un outil formidable pour partager l’information au sein de l’équipe. L’exploitant peut mettre des informations importantes à disposition des livreurs dès qu’il en a connaissance. En sens inverse, il reçoit les remontées faites par les chauffeurs via l’outil informatique. Chacun dispose ainsi de l’information dont il a besoin en temps réel, que ce soit pour livrer un colis ou pour répondre à une question du client.
Le TMS Sinfoni : l’outil qui rend la transmission d’informations simple, fiable et immédiate
Sinfoni est un logiciel de gestion de transport conçu dans l’optique de fluidifier la circulation des informations au sein de l’entreprise de transport. Il se compose d’une application fixe, destinée à l’exploitant et d’une application mobile destinée aux chauffeurs. Les deux échangent leurs données en temps réel.
Grâce à sa messagerie intégrée Sinfoni permet notamment à l’exploitant de transmettre une consigne à un chauffeur en particulier, en un seul clic, en temps réel.
Pour éviter les zones grises, il permet aussi de mettre à disposition des photos et des documents directement sur le terminal de scan. Ainsi, un livreur pris d’un doute peut les consulter et vérifier les données spécifiques concernant un colis ou un destinataire.
Le logiciel TMS transport Sinfoni dispose aussi d’une navigation GPS intégrée directement sur les terminaux des chauffeurs. Il permet ainsi un onboarding express des nouveaux livreurs, en leur facilitant la tâche.
L’outil Sinfoni est aussi une base de données pérenne, qui permet à chaque collaborateur d’avoir l’information dont il a besoin à chaque instant. Ainsi, d’une équipe à l’autre ou lorsqu’un collaborateur est absent, l’information ne se perd pas. Elle est gravée dans la mémoire du logiciel.
Enfin, pour éviter la multiplication des erreurs et les pertes de temps, le logiciel de transport en messagerie Sinfoni standardise les procédures. Ainsi, chacun travaille de la même façon, chaque jour. C’est un prérequis incontournable pour toute PME du transport souhaitant améliorer son efficacité au quotidien.
Les bénéfices d’un logiciel de gestion de transport à une PME
Un logiciel de gestion de transport offre de nombreux avantages à une PME du secteur du transport. Tout d’abord, cet outil informatique permet de structurer efficacement l’activité quotidienne, sans la rendre dépendante d’un ou de quelques collaborateurs. Cela permet de fonctionner normalement et sans stress particulier en cas d’absence d’une personne dont le rôle est central.
Un logiciel TMS transport permet aussi de compter sur un onboarding plus rapide des nouveaux livreurs. L’outil informatique les aide à s’approprier leurs tournées. Pouvoir former un nouveau chauffeur rapidement est un véritable atout face au turnover actuel des équipes.
Travailler avec un TMS renforce aussi le service exploitation, grâce à une organisation plus solide et plus sécurisée. L’exploitant dispose de toutes les informations nécessaires en temps réel pour réagir face à un imprévu ou pour répondre à une demande ou une réclamation d’un client.
En résumé, un outil TMS comme Sinfoni apporte une plus grande sérénité à toute PME œuvrant dans les transports. Grâce à une organisation rigoureuse, mais aussi à une parfaite fluidité dans la transmission des informations, le travail devient plus efficace au quotidien. De plus, en réduisant le risque d’erreurs et de litiges, un logiciel de gestion de transport améliore l’expérience client et contribue à une meilleure fidélisation.
De nos jours, le logiciel de gestion de transport s’avère indispensable pour rendre votre entreprise de livraison plus compétitive, en améliorant ses performances et sa rentabilité.
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